注意！私车公用协议可不是万能的

公司的公车不够用,员工开自己私家车出去办业务,这个费用是不是应该公司承担呢?什么油费、过路费、停车费等,公司是不是应该给我报销一下?

该,肯定该,因公支出,属于公司的支出,就应该入账报销,然后公司费用报销凭证有一大堆加油发票、停车发票,过路发票费等等。关键问题来了,若公司名下只有2辆车,结果公司账上列支的费用可以供20辆车用了,这时税务局就会问你,你这个费用合理吗?

你企业这个费用是否因公支出自己心知肚明,但税务局不清楚,也没有精力去核实,所以直接列支私车公用各项费用的做法太敏感了。

但是你在向税务局咨询私车公用产生的相关油费、过路费能不能报销、税前扣除时,税务局是不是这样回复你?

企业使用员工个人的车辆,应在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下,其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出,可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。

这个回复好像是万能的,但是不那么接地气,这个回复的内核思想是什么呢?其实就是让你取得充分的证明,至少从形式上证明这个车辆的使用费用的的确确是和企业相关的。

为什么不那么接地气呢?私车公用协议并不是万金油,也不是解决企业所得税扣除风险的制胜法宝,我们在使用时还是要结合企业的实际情况。

1、租赁合同难签,一两个人还好说,有些公司几百上千人使用私车公用,公司私车公用情况多,私车公用非常零散,用车难管理,签合同非常麻烦。

2、取得发票难度大,员工个人去税局开票意愿非常低,各地对个人开发票次数和金额有限制,实操上增加企业管理成本。

3、租赁发票税负高,个人代开租赁发票个人所得税就高达20%了,再加上增值税、附加等税负,综合税负接近25%,这部分费用都是企业承担,企业成本增加。

如果真的企业日常就是有各种加油发票、过路费发票采取报销方式来处理且未签署租车协议,我们如何做到尽量规避风险或者说把风险降低最低呢?

最好的方案是找专业的第三方租赁公司合作解决费用问题,或者与员工签订租车协议,并建立私车公用相关制度,落实私车公用报销规则、用车规则等,用证据链证明这个费用是确实因公发生的,税务检查时才能获得税务检查人员的认可。

比如说:员工私车公用每公里定额报销几元钱的方式进行计算,出行前提交出车申请单,包括时间、地点、出行事由等,出行完成后员工需要提供报销表格,信息应该包括实际出行次数,里程、出行费用等。

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私车公用

公司外出业务多,私车公用人数多,私车公用产生的大量费用难核实,用车真实性难监管,员工报销用车费用财务审核量大等等痛点,私车公用该怎么破局?

下列三种方式是大多数企业使用最多的方法:

1、以交通补贴的方式处理

按照部门、级别以及岗位性质直接随工资薪金发放交通费补贴,以此来解决员工平时因公出现产生的因公支出。

财企[2009]242号,企业为职工提供的交通、住房、通讯待遇,已经实行货币化改革的,按月按标准发放或支付的住房补贴、交通补贴或者车改补贴、通讯补贴,应当纳入职工工资总额,不再纳入职工福利费管理。

这是一个好办法,不需要员工发票报销,但不管是直接现金 方式发放还是报销方式向职工支付的收入,均应该视为个人取得公务用车补贴收入,按照工资薪金计算缴纳个人所得税。

2、对外租赁用车

2.1 非短期租赁

适合经常在外地跑业务的销售代表这类员工,到达一个省后,可能要跑全省各地,这种适合找租赁公司租车使用。

现在租车非常方便,像一嗨、神州这类租车公司网点遍布全国各地,公司可以与租车公司签订框架合作协议,按月或者按次和租赁公司结算租车费用,取得租赁公司的合规发票。

2.2 短期租赁

适合市内出行、商务接待等场景需求,最简单的就是采用网约车企业版的方式。

我们都知道现在的网约车服务非常精准,全程行程追踪,所有出行有记录可查,不怕胡乱报销,这也是企业费用真实性证明的有效证据。

像一些网约车推行的企业版出行服务,更是和企业财务直接对接,省去了员工垫付交通费,报销交通费的流程,让出行更高效,费用管控更到位。

3、实报实销

企业日常就是有各种加油发票、过路费发票等要报销,我们该怎么办?

提前做好这4点,税务检查时税务人员非常认可。

(1)签订私车公用协议,明确公司与员工之间的用车关系;

(2)留存用车证据链,包括出车申请单「时间、地点、出行事由等」,出行完成后的人员需要提供的报销表格式,信息应该包括实际费用、里程、行程记录等;

(3)核实用车发票真实性,都应该凭票报销且发票都应该开具为公司抬头,开票日期会佐证出行的真实性,避免乱开发票、替票等违规行为出现。

(4)建立私车公用制度,落实私车公用报销规则、用车规则等。

如果做到这样,制度健全,费用合理,出差业务证据充分,我们又不是变相发补贴,又不是违规乱报销,那这种操作方式我觉得税务就算检查到,也可以用真实业务的理由去和税务沟通协调,获得税务的认可。

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